I IT-afdelingen hos VIA University College sidder tre medarbejdere i Client Management-afdelingen, som tager sig af de 7.000 computere, der er fordelt på VIA’s egen organisation og deres samarbejdspartnere. Det gør de ved hjælp af CapaInstaller.
VIA University College er en af Danmarks seks professionshøjskoler. Professionshøjskolerne udbyder de fleste af landets mellemlange videregående uddannelser – også kaldet professionsbacheloruddannelser. I Region Midtjylland er professionsuddannelserne samlet i VIA University College. Her uddannes lærere, pædagoger, sygeplejersker, ingeniører, fysioterapeuter, designere og mange flere.
Stordriftsfordele i IT-afdelingen
7.000. Så mange computere klargør og vedligeholder et hold af centrale og decentrale supportere hos VIA IT gennem CapaInstaller.
Hos uddannelsesinstitutionen VIA University College ved man, hvad det vil sige at have et solidt overblik over IT-infrastrukturen.
I IT-afdelingen hos VIA sidder tre medarbejdere i Client Management-afdelingen, som tager sig af de 7.000 computere, der er fordelt på VIA’s egen organisation og deres samarbejdspartnere, som blandt andet tæller Danmarks medie- og journalisthøjskole samt ITS, der er et IT-fællesskab blandt 20 andre skoler i Midt- og Nordjylland.
CapaInstaller giver VIA IT stordriftsfordele
Når man skal have styr på så mange computere, er det vigtigste, at strukturen er i orden, så alt fra nye opdateringer til vedligeholdelse forbliver nemt og overskueligt:
“Som enhver anden organisation, hvor man har mange computere ude, forsøger vi altid på at have en eller anden form for struktur omkring dem. Både når det drejer sig om at gøre installationen af computerne relativt nemt og standardiseret, så skal vedligeholdelsen ligeledes været præget af dette,” fortæller Tim Kirketerp, der er leder af infrastruktur hos VIA IT, og fortsætter:
“Det handler om at stille en god løsning til rådighed for brugerne, så de selv kan gå ind at vælge software undervejs, mens de har computeren. Og lige præcis den opgave løser CapaSystems for os, så mine tre medarbejdere, der sidder i Client Management-teamet, kan gøre de her installationer klar og sørge for, at de altid er up to date med drivers og Windows-versioner.”
Når der skal installeres en ny maskine, er det derfor vigtigt, at driften kan køre gnidningsfrit, og det sørger medarbejderne i Client Management for.
De har nemlig den centrale styring af de 7.000 computere, hvor det dernæst er lokale IT-supportere på de 30 adresser, som IT-afdelingen supporterer, der trykker på knappen for at aktivere de nye installationer.
Et fleksibelt og lydhørt samarbejde
I takt med at samarbejdet er vokset, har der været løbende dialog om, hvordan opgaverne bedst kunne løses.
“Gennem årene har teamet erfaret, at der har været en god dialog med CapaSystems. De har været meget lydhøre over for vores ønsker til systemet. Vi ved, at systemet virker, og CapaInstaller gør opgaven nemmere ved at være simpelt og overskueligt, og mine tre kolleger kan reagere lynhurtigt gennem CapaInstaller,” siger Tim Kirketerp.
At kunne reagere hurtigt var noget som IT-afdelingen var nødsaget til på grund af coronanedlukningen i marts 2020, da den gav nogle udfordringer og ikke mindst en masse anderledes opgaver i afdelingen. Derfor blev der skruet på nogle parametre i forhold til en holdbar VPN-løsning, som løste nogle af de IT-hårknuder, de løb ind i.
“Fordi vi ikke fik brugerne ind forbi det netværk så tit, som CapaInstaller fordrer for at virke optimalt, så frygtede vi, at vi kunne komme bagud i forhold til at få lagt software ud,” siger Tim Kirketerp og fortsætter:
“Men vi fik løst udfordringen i arbejdet med CapaSystems og en VPN-forbindelse, så vi er alligevel nogenlunde kommet afsted med den del,” siger Tim Kirketerp.
Rapportering og IT-sikkerhed
Med så mange enheder ude på flere lokationer, er rapportering en vigtig del i vedligeholdelsen af IT-infrastrukturen.
VIA bruger derfor CapaInstaller til rapportering, så de ved, hvor mange der har et specifikt program, og om der er nogle, som ikke har det eller mangler en opdatering.
“Vi kan få en hurtig tilbagemelding ude fra vores brugere, hvilket gør, at vi får indsigt i, om vi for eksempel er bagud med opdateringer eller lignende. Så vi bruger CapaInstaller til at finde ud af, hvor langt vi er, og hvad vi mangler, og selvfølgelig om der er noget, som vi skal tage os af,” siger Tim Kirketerp.
Udover rapporteringen fra brugere bruger Tim Kirketerp og hans team disse informationer i relation til deres IT- og informationssikkerhed.
“Fordi vi kan reagere hurtigere og komme rundt til mange computere, betyder det også, at vi kan lukke sikkerhedshuller hurtigt, hvis der er opstået en sårbarhed i et stykke software. CapaInstaller giver jo en fart, så vi får opdateret alle maskiner ret hurtigt. Det, synes jeg, er vigtigt,” fortæller Tim Kirketerp og fortsætter:
“I dag er det vigtigt at have en høj standard af sikkerhed, og derfor ligger meget af vores fokus også her. Vi skal sikre, at vi ikke bliver angrebet, og samtidig sørge for, at vi opretholder de lovmæssige krav.”
Standardisering giver struktur
Når man håndterer så mange enheder, kræver det et teknisk setup, der kan håndtere den trafik, som bliver genereret, og samtidig sørge for at sikkerheden altid er up to date.
Derfor giver CapaInstaller VIA nogle stordriftsfordele, som Tim Kirketerp fremhæver og afslutter:
“Som IT-person vil jeg jo fremhæve stordriftsfordelen – uden det ville vores hold af supportere ikke kunne sørge for, at 7.000 maskiner kører, som de skal. Så den struktur, vi har fået på vores brugercomputere, gør, at vi kan reagere på en hurtig og standardiseret måde.”
Mange fordele:
VIA University College udpeger følgende fordele:
- Super simpelt at arbejde med
- Giver fart i IT-afdelingen
- Gør IT-opgaverne nemmere
- Nemt og overskueligt
- Giver solidt overblik
- Gode rapporteringsmuligheder