Softwareindkøb: Hvis du er IT-chef, så kommer jeg med en trist nyhed. Du ved det måske allerede, men alligevel skyder du tanken ud ad hovedet og skubber beslutningen frem til en gang, hvor du har bedre tid.
Skrevet af: Consultant Lars Olsen
Du SKAL udskifte jeres IT-systemer en gang imellem for at holde din virksomhed opdateret, effektiv og selvfølgelig sikker mod hackerangreb. Det bliver ikke populært blandt brugerne med det samme, men skulderklappene skal nok komme.
For at imødekomme dine brugere, er det allerbedste, du kan gøre, at forberede dig godt og sørge for at vælge rigtigt, når du skal udpege et nyt ERP-system, en ny digital projektstyringsplatform eller såmænd blot en ny version af Windows.
Så hvordan forbereder du dig egentligt, når du skal foretage softwareindkøb? Og hvordan fremtidssikrer du det køb, du foretager, så du ikke allerede om et år skal stå til regnskab hos økonomidirektøren og forklare, hvorfor IT-investeringen ikke gav det forudsagte afkast?
I denne artikel vil jeg forsøge at give dig nogle redskaber, som du kan have med i dine overvejelser, når du skal udpege en ny systemleverandør eller vælge en ny softwareløsning til din virksomhed.
7 spørgsmål, der kvalificerer dit softwareindkøb
Når du skal vurdere, om en software og en leverandør er den rette for din virksomhed, bliver du nødt til at vurdere både leverandøren, hvordan deres software matcher din virksomheds behov, og selvfølgelig om systemet er fremtidssikret.
Ved at stille disse syv spørgsmål er du bedre klædt på til at tage den rigtige beslutning
1) Hvad er din brugers behov?
Din brugers behov er det vigtigste. Uanset, hvor smart og hightech en ny løsning kan føles for dig, så handler det om, hvordan du som IT-chef bedst servicerer dine brugere.
Inden du begynder at afsøge markedet for ny software, må du altså undersøge dine brugeres adfærd og behov.
Et rigtig godt og nemt sted at begynde er i din egen supportafdeling. Modtager supporterne mange sager på en bestemt ting? Er der spørgsmål eller ønsker til funktionaliteter, der går igen ude hos brugerne?
Næste skridt er naturligvis at gå i dialog med brugerne. Spørg dine kernebrugere, hvordan de bruger dine systemer og, hvis du har mulighed for det, undersøg da brugsadfærden fra centralt hold, hvor du får objektive data på brugsmønstrene.
Når du har indhentet al viden om, hvordan du kan forbedre brugeroplevelsen og gøre dine brugeres arbejde lettere, kan du gå i marken for at lede efter en ny software.
Når du har fundet dine leverandørkandidater, kan du gå videre til spørgsmål nummer 2.
2) Hvem er leverandøren?
Det kan være en rigtig god idé at være meget kritisk over for, hvem der står bag den software, du overvejer at implementere i din virksomhed.
I rigtig mange tilfælde vil leverandøren være blandt de helt store spillere på markedet; Microsoft, Adobe, Cisco, IBM mv. Det kan være rigtig fint at vælge en stor spiller, hvis den software, du ønsker at implementere, er en del af leverandørernes standardportefølje.
Den største ulempe ved at vælge software fra de store spillere er, at det er umuligt for dig have indflydelse på, hvornår en opdatering rulles ud, og hvordan opdateringen kommer til at se ud. Med de store leverandører må du tage imod det, der kommer, uanset om det passer dig eller ej.
I modsatte ende har vi de små softwarevirksomheder med mellem 2 og 10 ansatte. Fordelen ved den lille virksomhed er ofte, at deres software er mere innovativ, og du kan altså få nogle smarte løsninger, som du ikke kommer i nærheden af hos de store spillere.
Hvis du selv repræsenterer en stor virksomhed, vil du også ofte kunne få den lille softwareleverandør i tale, så de kan udvikle deres systemer til at møde dine behov endnu bedre i fremtidige opgraderinger.
Ulempen ved at vælge et lille udviklerhus skal derfor ikke findes i selve den software, de leverer, men i deres forretning. Spørg derfor dig selv – og leverandøren – om du kan være sikker på, at virksomheden også eksisterer om 1-2-3 år?
Kig på virksomhedens økonomi og vurdér, om du tror på, at leverandøren eksisterer så længe, som du ønsker at bruge deres software.
3) Løser den nye software brugernes problem?
Igen kan det lyde indlysende, men faktisk ser jeg indimellem, at den software, der bliver valgt, i højere grad er blevet købt ind på grund af en dygtig sælger, end fordi den faktisk løser brugernes problemer.
Når du skal vurdere, hvorvidt et stykke software løser dine behov, bør du også være åben over for, at ikke alle dine ønsker kan blive opfyldt. Selvfølgelig kan meget software tilpasses dine ønsker, men mit råd vil altid være ikke at “bøje” et produkt mere, end det er beregnet til.
Hvis du lægger dig an på for mange specialtilpasninger, så løber du en stor risiko for, at du pludselig ikke kan opdatere din software, og du bliver samtidig fuldstændig afhængig af den leverandør, du vælger.
Efter min mening er det altså langt bedre at vælge et værktøj, der løser 80 procent af dine opgaver uden tilpasninger, og som kører stabilt, end at customize et produkt til at løse 100% af dine opgaver, men hvor du måske går på kompromis med driftssikkerheden og fremtidssikringen.
4) Er produktet fremtidssikret?
Selvom det kan være svært at vide, hvordan morgendagens IT-landskab ser ud, så bør du gøre dig nogle overvejelser om, hvor fremtidssikret din forestående softwareløsning er.
Noget af det, du skal overveje, er, hvorvidt din softwareløsning kan honorere kravene fra den øvrige IT-udvikling. Dette kan eksempelvis være, om din software kun fungerer på lokale computere, on premise, eller om den også kan følge med, når I lægger ting i skyen.
Hvis du har mulighed for det, kan det være en god snak at tage med din leverandør, så også de er opmærksomme på, at du forventer en fremtidssikret løsning. Spørg dem, hvad de har af planer for at fremtidssikre deres system, og overvej, om deres planer er på linje med jeres egne.
5) Hvad er IT-systemets livscyklus
En del af overvejelserne omkring IT-systemets livscyklus hænger selvfølgelig sammen med, hvor godt produktet spiller sammen med andre systemer i din virksomhed.
Et andet – og måske lidt glemt – aspekt af IT-systemers livscyklus handler om, hvad du kan gøre, når systemet ikke længere skal bruges. Når du skal skille dig af med systemet igen.
Her skal du overveje, hvor let eller svært det bliver at komme af med systemet igen, og lige som du har overvejelse omkring, hvor svært systemet er at integrere til andre systemer i opstarten, skal du også overveje, hvor let det bliver at pille systemet ud af fødekæden i dit IT-landskab.
Tænk på det som Lego-klodser: Hvor svært er det at udskifte en enkelt klods, uden at skulle pille det hele fra hinanden?
6) Er systemet brugervenligt?
Dette punkt burde måske være det allerførste. Der er i hvert fald enormt mange IT-systemer, der dumper på netop brugervenligheden.
Problemet er, at når du som IT-chef er på udkig efter ny software, så går du i marken med rygsækken fyldt med erfaring og forståelse for IT-systemer, programmering og tastaturgenveje. Alt sammen noget, som din gennemsnitlige bruger med garanti ikke har.
Det er enormt svært at have brugerens briller på, når I står to IT-kyndige over for hinanden og skal vurdere, om en leverandør har det rigtige match til jeres virksomhed.
Inden du vælger nyt system, som skal implementeres på tværs af 500 brugere eller flere, er det altså en rigtig god idé at vise systemerne til de faktiske slutbrugere.
Få leverandøren til at lave en software-demonstration for en gruppe af superbrugere, der har dybt kendskab til dit nuværende system, og som lynhurtigt vil kunne gennemskue, hvilke udfordringer og fordele det nye system vil medføre for forretningsgangene.
7) Hvad koster kadetten?
Til sidst giver det selvfølgelig mening at kigge på prisen for systemet. Husk at se på de samlede omkostninger og ikke kun på, hvad et system koster pr. licens.
Vurdér også, hvor lang tid et system vil tage at implementere, hvor mange mandetimer du regner med, der skal gå med installation, træning og support i virksomheden, og selvfølgelig hvilke omkostninger der er forbundet med vedligehold af systemet.
Kig på hele produktets livstidsomkostning og hold det op imod den livstidsværdi, du forventer at få fra produktet. Hvis de to ting balancerer pænt, så kan du slå til, men forvent også, at der påløber uforudsete omkostninger. Det gør der næsten altid.
Når du har undersøgt alle 7 spørgsmål til bunds, er du langt bedre klædt på til at træffe en beslutning om indkøb af ny software.
Hvis du overvejer hvert punkt nøje, sikrer du både, at systemerne bliver taget godt imod af brugerne, og du giver dig selv en chance for ikke at skulle afsøge markedet for nye leverandører allerede før, I er kommet ordentligt i gang med det nye system.
