Alle virksomheder med respekt for sig selv kigger konstant organisationen efter i sømmene for at få det meste og det bedste ud af den. Da it-afdelingen i en del organisationer har en forholdsvis tung post i budgettet, er det vigtigt at være ekstra opmærksom på, om afdelingen rent faktisk er effektiv – nok
Det koster tid og penge at oplære medarbejdere
Lad os først og fremmest glemme alt om at vurdere, om der er for få eller for mange ressourcer i afdelingen – det må vi antage, at ledelsen har fuld fokus på. Lad os derimod se på, at de ressourcer, der er i afdelingen, bruger deres arbejdstid effektivt og hensigtsmæssigt.
Det er et faktum, at det tager tid at uddanne medarbejdere til at bruge forskellige systemer – faktisk op mod 20 timers træning før en medarbejder har lært et nyt system. Så i stedet for, at de ansatte i afdelingen skal lære at administrere flere forskellige systemer, er det vigtigere og smartere, at man minimerer indkøbet af systemer. Det betyder blandt andet også, at når nye ansatte træder ind i virksomheden, tager det langt kortere tid, før de er på linje med de andre ansatte, da de kun skal sætte sig ind i få løsninger.
Spar på licenspengene
Det er de færreste it-løsninger, der i erhvervssammenhænge er gratis at benytte.
Så hvis din virksomhed lige nu betaler for op mod 10 forskellige systemer hver måned, så er det helt sikkert tid til at lade et kritisk blik falde på, hvilke løsninger I gør brug af, og hvordan I eventuelt kan minimere det antal.
“Udgifter til dobbeltsystemer kan løbe op i meget høje beløb for virksomheder,” fortæller Development Manager hos CapaSystems, Martin Søndergaard.
En licens til et enkelt system koster nemt flere hundrede kroner om måneden per medarbejder. Og hvis din virksomhed benytter mange forskellige systemer, så er der altså både penge og tid at hente. Når først I går i gang med oprydningsarbejdet, vil I sikkert opleve, at de fleste opgaver kan løses med langt færre antal løsninger, end I tidligere har gjort brug af.
”Vores erfaringer viser, at det er en klar fordel kun at skulle benytte ét system, når man skal administrere sin it – det være sig stationære computere eller mobile devices. At slippe for konstant at skulle skifte mellem løsninger giver overblik, øger sikkerheden og gør i det hele taget den del af it-driften mere smooth og effektiv“, slutter Martin Søndergaard.
Fem afgørende fokusområder
Rådgivningsfirmaet McKinsey har lavet en større analyse, der netop har haft fokus på den effektive it-afdeling. Hvad skal der egentlig til, og hvor skal man være ekstra opmærksom?
Computerworld har skrevet en længere artikel omkring McKinseys analyse – og her kan man bl.a. få indblik i hvilke fem fokusområder de it-organisationer med størst succes har haft.
- Centraliser it-budgetstyring og identificer key performance indikatorer
- Det er forretningsværdien, der skal skal styre forretningsenhedernes efterspørgsel på it
- Man skal styre produktiviteten og skabe incitamenter til at fremme den
- Processer skal standardiseres, automatiseres og gøres mere simple
- Man skal optimere sin sourcing
De gode råd gælder virksomheder i alle størrelser, hvor der er en høj afhængighed af teknologi og digital innovation.
Det er altså ikke helt ligegyldigt, hvordan en it-afdeling arbejder eller for den sags skyld, hvor mange løsninger der er i spil for at få det hele til at få op i en højere enhed. Man kan med afsæt i ønsket om at standardisere, automatisere og gøre det hele mere simpelt konkludere, at jo færre systemer des mindre kompleksitet. Og så er vi tilbage ved udgangspunktet og ønsket om at få en så effektiv it-afdeling som mulig.
Læs mere om CapaInstaller og CapaInstaller MDM
Læs hvad Sorø Kommune har gjort for at effektivisere deres IT-afdeling
