Hvornår har du sidst sendt en opgave ud af huset?
Det bliver mere og mere almindeligt at outsource it-opgaver, og det er helt fint at tage lidt af presset fra din it-afdeling og få eksterne leverandører til at klare ærterne for dig. Men det er ikke alting, du bare kan outsource.
Brug denne artikel som en simpel rettesnor, inden du outsourcer din næste it-funktion.
Det skal du outsource
#1 Trivielt arbejde
Trivielle og ensformige opgaver er ikke sjældent hverken spændende eller værdiskabende. Heldigvis er der virksomheder, som lever af at udføre sådanne opgaver.
Du kan med garanti finde en god håndfuld trivielle opgaver, hvis du kigger din it-afdeling efter i sømmene. Ofte oplever vi eksempelvis patch- og opgraderingsarbejdet som en af it-afdelingens helt store tidsslugere. Det samme gælder opsætning og softwareinstallation på nye enheder – noget de fleste virksomheder gennemgår enten en gang hvert tredje eller fjerde år, når maskinparken udskiftes, eller som en løbende opgave, der konstant optager tid i afdelingen.
Opgaver som disse giver ofte rigtig fin mening at outsource, da opgaverne ofte kan varetages hurtigere, billigere og bedre hos en specialiseret leverandør.
#2 Ikke-essentielt arbejde
Spørg dig selv: ”Hvilken ydelse er det, vores it-afdeling er sat i verden for at levere?”
Er jeres primære funktion brugersupport? Softwareudvikling? Eller måske at beskytte mod hackerangreb? Sat helt på spidsen, så kan alle andre end din primære funktion sendes ud af huset.
Selvfølgelig handler det om at finde en balance, hvor den ekstra administration og bureaukrati, der er forbundet med outsourcing, ikke overstiger opgavens omfang. Men så snart en ikke-primær opgave begynder at optage meget tid i jeres kalendere, kan det ofte betale sig at kigge efter en ekstern leverandør.
Det skal du holde i afdelingen
#1: Jeres kerneydelse
Det kan godt virke indlysende. Alligevel falder nogle it-afdelinger i fælden og outsourcer deres kerneopgave.
Men hvorfor ikke bare outsource det hele, hvis du har fået et godt tilbud fra en leverandør?
Udfordringen ved at sende jeres kerneydelse til en ekstern leverandør er, at I mister kontrollen over slutresultatet. I besværliggør kvalitetssikringen og mister muligheden for at præge ydelsen med jeres ekspertise.
Så identificer jeres kerneydelse og hold den i afdelingen, så I kan stå inde for kvaliteten.
#2: Data
Har du også svært ved at overskue konsekvenserne af persondataforordningen? Du er ikke alene. Men uden at dette skal blive en GDPR-artikel, så kan det være smart at holde jeres data tæt til kroppen.
Når du outsourcer datahåndteringen, medfører det ikke blot en række juridiske forpligtigelser; det øger også risikoen for datalæk. Med jeres data spredt over flere virksomheder – jeres egen og jeres leverandørers – skaber I også flere døre, som ildesindede personer kan åbne.
Kontroltab er en ufravigelig del af outsourcing, og lige netop noget så sårbart som jeres data vil du ikke miste kontrollen over. Over de seneste år er hacking og malware-angreb desværre blevet et hyppigere og hyppigere syn. Det handler derfor om at holde jeres data i sikkerhed og kun outsource databehandling til få og særligt udvalgte samarbejdspartnere.
Selvom det kan være nervepirrende at sende omfattende opgaver ud af huset, kan det være den rigtige beslutning, hvis din leverandør er specialiseret. Ved at outsource trivielle og ikke-essentielle opgaver køber du dig tid til at levere din kerneydelse. Med de rette foranstaltninger kan du altså løfte jeres it-service uden at tilføre ekstra ressourcer.
